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Planification d’événement

Comment puis-je planifier un événement ? Comment puis-je changer l'horaire d'un événement ? Comment puis-je configurer des événements récurrents et des salles que je puisse utiliser n'importe quand ? Quels sont les numéros de téléphone disponibles pour les événements ClickMeeting ? L’option de numérotation est-elle la même que celle des numéros gratuits ? Comment puis-je ajouter des crédits au solde de mon compte gratuit ? Peut-on réaliser un interprétariat simultané sur ClickMeeting ? Est-il possible d’envoyer un certificat de participation ?

Comment puis-je planifier un événement ?

Connectez-vous à votre compte et cliquez sur Créer webinaire ou Créer réunion. Choisissez le type d’événement à programmer. Vous en saurez plus sur les types d’événement ici.

Entrez le nom de la salle. Pour les événements programmés, cliquez sur l’icône du calendrier près de Date pour paramétrer la date et l’heure de l’événement. Vérifiez que le fuseau horaire est correct.

Choisissez le Type d’accès. Vous pouvez créer des événements du type Ouvert à tous, protégés par Mot de passe ou protégés par un Jeton. Pour se connecter à des réunions protégées par jeton, les participants ont besoin de jetons attribués individuellement. Ceux-ci sont automatiquement envoyés avec les invitations.

Dans les onglets Aspect et Salle d’attente, vous pouvez modifier la mise en page et l’image de marque de votre webinaire et des salles d’attente, ainsi que l’agenda et le message affiché dans le hall pour les participants qui attendent que l’événement démarre.

Si vous activez l’Inscription pour votre événement, vous saurez à l’avance le nombre de personnes qui souhaitent participer. Pour recueillir des informations supplémentaires, allez à l’onglet Inscription et choisissez les informations requises.

Lorsque vous avez choisi les paramètres, n’oubliez pas d’Créer et inviter.

Vous pouvez maintenant envoyer des invitations. Utilisez la fonction Inviter de ClickMeeting ou copiez les détails de l’événement, y compris son URL, et envoyez-les à vos participants.

Si vous envoyez des invitations Outlook pour vos événements ClickMeeting, le module externe ClickMeeting pour Outlook va vous intéresser ! Il vous permet de planifier des réunions et d’inviter des participants directement dans Outlook, en quelques clics seulement. Regardez ce didacticiel rapide pour savoir comment installer et utiliser le module externe.

Comment puis-je changer l'horaire d'un événement ?

Allez à l’onglet Tableau de bord et cliquez sur Actions → Modifier à droite du nom de la salle. Vous pouvez régler l’heure de l’événement et d’autres paramètres.

Lorsque vous modifiez un événement, vous ne pouvez pas basculer d’un type de salle permanent à un événement programmé ou vice versa. Pour changer de type d’événement, veuillez nous contacter sur le chat. Pour cela, utilisez l’icône de chat en bas à droite.

Sachez que lorsque vous avez paramétré un prix pour un événement payant, celui-ci ne peut plus être modifié. Vous avez toutefois tout loisir de modifier le nom de l’événement, son contenu et son aspect si nécessaire.

N’oubliez pas de sauvegarder !

Comment puis-je configurer des événements récurrents et des salles que je puisse utiliser n'importe quand ?

Allez à l’onglet Tableau de bord, cliquez sur Créer webinaireWebinaire en direct ou Créer réunionRéunion planifiée. Saisissez le nom de la salle puis choisissez le type de salle Permanent.

Les événements permanents sont accessibles dès que vous en avez besoin. Ils s’affichent sur votre Tableau de bord jusqu’à ce que vous les supprimiez. Les salles permanentes sont idéales pour des réunions hebdomadaires, des séances de cours, etc. Les participants ne doivent être invités qu’une fois et ils rejoignent la séance au moment convenu. Les statistiques des événements permanents sont distribuées par séance.

Quels sont les numéros de téléphone disponibles pour les événements ClickMeeting ? L’option de numérotation est-elle la même que celle des numéros gratuits ?

Les participants qui n’ont pas la possibilité de rejoindre l’événement sur un ordinateur portable, un PC ou un smartphone peuvent composer un numéro pour se joindre à l’événement. Les numéros figurent dans l’invitation par e-mail.

Lors de la configuration de l’événement, vous pouvez choisir le pays depuis lequel vos participants vont majoritairement composer le numéro. Si vous n’effectuez pas de choix, nous indiquerons des numéros de téléphone recommandés pour chaque participant, sur la base de sa localisation.

Par défaut, la passerelle téléphonique est désactivée pour des raisons de sécurité. Vous pouvez l’activer pour des événements particuliers, en les modifiant et en changeant les paramètres de l’onglet Automatisation, puis en allant à la section Paramètres de base. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

Sachez que les coûts de ce type d’appel sont supportés par le participant, ce qui signifie que celui-ci sera facturé en fonction de la durée d’écoute du webinaire et des coûts appliqués par son fournisseur de téléphonie. Les coûts de ce type d’appel peuvent différer pour chaque participant.

L’organisateur peut également acheter des minutes afin que les participants rejoignent l’événement par téléphone. La personne redevable des coûts de cet appel est le propriétaire du compte, ce qui signifie que les participants pourront écouter gratuitement l’événement. Veuillez cliquer ici pour savoir comment créditer votre solde de minutes gratuites.

Les numéros de téléphone gratuits sont disponibles pour les participants au Canada, aux États-Unis, en Pologne et au Royaume-Uni.

 

City

Phone number

Ankara

+90 (850) 455-1249

Berlin

+49 (157) 3598-9002

Buenos Aires

+54 (11) 5032-8127

Calgary

+1 (587) 774-1365

Chicago

+1 (312) 702-1380

Dublin

+353 (76) 680-3062

Houston

+1 (832) 706-2490

Johannesburg

+27 (11) 568-0920

Kansas City

+1 (816) 666-7600

København

+45 (7) 873-0919

London

+44 (20) 3807-7999

Madrid

+34 (91) 084-0589

Melbourne

+61 (3) 9021-6833

Mexico City DF

+52 (55) 8526-2977

New York

+1 (917) 338-1451

Oslo

+47 (21) 953-760

Paris

+33 (9) 7512-9519

Perth

+61 (8) 6365-0440

Philadelphia

+1 (267) 279-9000

Praha

+420 (2) 3409-3808

San Francisco

+1 (415) 697-0350

Seattle

+1 (206) 453-2087

São Paulo

+55 (11) 3230-2305

Tel Aviv

+972 (3) 374-1866

Tokyo

+81 (3) 4570-4339

Toronto

+1 (647) 497-7729

Warsaw

+48 (22) 307-8288

Zürich

+41 (44) 508-7143

Comment puis-je ajouter des crédits au solde de mon compte gratuit ?

Pour ajouter de l’argent, connectez-vous à votre compte et cliquez sur Planifier ou Modifier. Après avoir indiqué le titre de l’événement et configuré le type de salle, la date de l’événement et le Type d’accès, allez à la section Numéro gratuit et cliquez sur le bouton. Dans la calculatrice, indiquez le nombre estimé de participants et la durée de l’événement (en minutes). Le système compte les minutes et les frais sous l’équation. Si vous êtes prêt(e), cliquez sur Ajouter de l’argent, puis sur le bouton Payer dans la fenêtre contextuelle.

Si vous dépassez le solde des minutes gratuites attribué à votre événement, la différence entre les fonds acquis et les fonds utilisés sera facturée sur votre carte de crédit.

Les numéros de téléphone gratuits sont disponibles pour les participants au Canada, aux États-Unis, en Pologne et au Royaume-Uni pour l’instant. La liste des numéros gratuits disponibles se trouve ici.

Votre solde de minutes gratuites actuel est disponible dans le menu déroulant sous votre nom d’utilisateur ou dans la section Détails de facturation.

Peut-on réaliser un interprétariat simultané sur ClickMeeting ?

Malheureusement non, du moins pas pour le moment. La seule fonction de ce type que nous proposons actuellement est la traduction simultanée des discussions. Si vous devez organiser une conférence avec un interprète, il vaut peut-être mieux envisager un interprétariat en consécutif.

Est-il possible d’envoyer un certificat de participation ?

Oui, vous pouvez activer les certificats de participation pour les événements nécessitant une inscription. Vous devez d’abord activer l’inscription pour pouvoir recueillir les informations des participants qui apparaîtront sur les certificats.

Pour activer les certificats pendant la planification d’un événement, allez à l’onglet Automatisation → Règles de suivi → E-mail de remerciement automatique → Ajouter un certificat pour vos participants. N’hésitez pas à réaliser une prévisualisation si nécessaire.
Si vous avez déjà planifié un événement, passez la souris sur Actions près de celui-ci dans votre Tableau de bord, puis cliquez sur Modifier pour accéder à l’onglet Automatisation et suivez les étapes ci-dessus.

Les participants recevront un e-mail de remerciement automatique, à partir duquel ils pourront télécharger leur certificat.

En tant qu’organisateur, vous avez accès au certificat de chacun des participants, directement dans votre interface de compte, dans la rubrique Statistiques. Là, près de votre événement, cliquez sur ActionsVoir les détails, ouvrez l’onglet Résumé des participants, puis cliquez sur Voir les détails près d’un participant donné pour trouver son certificat.

En plus des informations saisies par chaque participant pendant l’inscription, chaque certificat comprend le nom et la date de l’événement. Le logo et la palette de couleurs utilisés dans un certificat proviennent des paramètres d’aspect de l’événement. La signature est extraite de Paramètres du compte → Informations personnelles.