¿Qué hay que saber nada más empezar?

Organizar un evento es, ya de por sí, una actividad emocionante. Sin embargo, elegir qué tipo de evento es el mejor para tus necesidades y objetivos parece ser un poco más complicado. Sigue leyendo para averiguar qué tipo de evento es el mejor para ti.

Webinar en vivo

Como su propio nombre indica, se trata de un evento que se celebra en vivo y en el que se pueden congregar hasta 1000 asistentes. Es la opción idónea si impartes clases en universidades o celebras eventos para grupos más grandes. Tú, como organizador, y tus presentadores sois los oradores, y tu audiencia te escucha, ve tus presentaciones e interactúa contigo a través del chat, los estados, las encuestas o el modo PyR.

Webinar bajo demanda

Comparte tu evento pregrabado y permite que tu audiencia lo vea en cualquier momento y lugar. Mejora tu webinar bajo demanda con archivos de vídeo y un botón de Llamada a la acción atrayente.

Webinar automatizado

Crea un evento automatizado con la grabación del mismo, vídeos, encuestas y un botón de Llamada a la acción. Establece una fecha y hora específicas y deja que tu evento se celebre automáticamente.

Reunión programada

Programa una reunión en línea con hasta 40 asistentes donde todos puedan verse, oírse y hablar entre ellos. Planifica y celebra tu clase virtual con tu equipo, cursillistas o alumnos.

Reunión inmediata

Un evento espontáneo y ad-hoc en el que tú invitas a tus asistentes y celebras el evento sobre la marcha. Simplemente consiste en reunirte con tu audiencia al instante.

Para cubrir las necesidades de este manual y de nuestros clientes, en las próximas páginas hemos decidido describir principalmente las reuniones en línea. Esperamos que estas instrucciones te ayuden a alcanzar tus objetivos y que el trabajo con grupos reducidos se convierta en una experiencia excepcional y óptima para ti y para tu equipo. Te deseamos mucha suerte y te animamos a seguir leyendo hasta la última página.

Antes de nada, protege tu evento

Para empezar, tras iniciar sesión en tu cuenta de ClickMeeting, crea en primer lugar tu evento en línea eligiendo la opción de reunión disponible en tu Panel de control.

Indica todos los elementos necesarios para tu evento, como el título y la fecha, y prosigue para seleccionar el tipo de acceso a la sala del evento. Elige una de las cuatro opciones disponibles teniendo presente que la seguridad de tu sesión debería ser tu máxima prioridad. En ese caso, lo mejor sería elegir las opciones protegido por contraseña o protegido por token.

La contraseña será la misma para todas las personas que reciban el enlace a tu evento. Tus asistentes la encontrarán en la invitación por correo electrónico, desde donde podrán copiarla y pegarla en el campo correspondiente cuando accedan a la conferencia.

Si deseas proteger tu evento por partida doble, el tipo de acceso que deberías elegir es el de token. Se trata de un código individual que permite entrar en la sala del evento a cada asistente. Al igual que la contraseña, el token se incluirá en la invitación por correo electrónico, pero no debe compartirse con nadie. Una vez utilizado, el token caduca igual que una entrada estándar, por lo que puede decirse que es la opción más segura para dar acceso a tus eventos.

Recuerda que, al elegir eventos protegidos por contraseña o por token, estás evitando el troleo o bombardeo no deseados de tu evento. Para asegurarte de que este tipo de comportamientos no se produzcan en ninguna de tus conferencias, también puedes bloquear la sala de tu evento durante la sesión haciendo clic en el icono de bloqueo.

Comprueba tu conexión para que el evento se celebre con toda comodidad

A partir de ahora, antes de iniciar el evento, podrás comprobar tu configuración y conexión a Internet con dos probadores diferentes en la plataforma de ClickMeeting.

En la página principal del panel de tu cuenta, busca la reunión que has creado y consulta los Detalles de tu sesión. Además de un resumen general de tu evento, allí también encontrarás la Prueba de configuración del sistema en la parte inferior de la página. Puedes efectuar la prueba de conexión al servidor de la conferencia, verificar si tu sistema operativo y tu navegador web están actualizados, así como probar tu audio, micrófono y cámara web.

Accede a la sala del evento y espera unos segundos a que se cargue la pantalla. La prueba audiovisual aparecerá en tu pantalla, donde podrás elegir tus dispositivos de vídeo y audio. Elige el botón de la izquierda para aplicar inmediatamente la configuración de tu micrófono o cámara e iniciar el evento. Elige el botón de la derecha para preparar el evento y permitir que tus asistentes aguarden en la sala de espera hasta que lo inicies.

Puedes acceder a la prueba audiovisual en cualquier momento desde tu ventana AV, haciendo clic en el icono del engranaje.

Prepárate con antelación para tu evento

Antes de iniciar el evento propiamente dicho, puedes preparar la configuración de la sala con antelación. Tras acceder a la sala del evento, elige el modo Preparar evento que te permitirá disponerlo todo para celebrar tu conferencia. De este modo, podrás cargar tus archivos de presentación, vídeos o cualquier otro contenido que desees tratar. A continuación, solo tienes que guardar la configuración y cerrar la ventana, sin preocuparte de que todo desaparezca.

Ver, oír y hablar con 40 personas al mismo tiempo

Para impartir clases virtuales eficaces a tus alumnos, cursillistas o compañeros de trabajo con la posibilidad de verlos a todos, utiliza la función de Cuadrículas AV. Reúne fácilmente grupos de hasta 40 personas y celebra conferencias virtuales en las que todas ellas podrán ver, oír y hablar a las demás.

Accede a la sala de tu reunión y abre la configuración de la ventana AV donde dispones de 2 opciones de cuadrículas AV para elegir. Elige la vista de galería para mostrar hasta 25 transmisiones de vídeo a la vez. Haz clic en la flecha para ver las transmisiones de vídeo restantes (si hay más de 25 personas que tienen sus cámaras activadas durante el evento). Elige la vista de orador si deseas destacar la transmisión de señal de la cámara del orador.

Al entrar en la sala del evento, la función de detección automática de voz está habilitada de forma predeterminada. Dicha función ajusta automáticamente la vista y cambia la vista de la cámara principal en función del orador que esté hablando en ese momento. Puedes deshabilitar esta función haciendo clic en la opción designada en la configuración de la ventana AV.

Ten en cuenta que las 40 transmisiones audiovisuales solo están disponibles en las reuniones en las que puedan congregarse hasta 40 personas para colaborar y que los requisitos de CPU de cada asistente serán muy altos.

Complementa tu aula virtual con el modo Edu para impartir clases y presentaciones en línea eficientes y sin distracciones. Una vez habilitado, los presentadores verán a todos los asistentes al evento, mientras que los asistentes solo podrán ver a los presentadores y no verse entre sí.

En cuanto los asistentes activen la cámara, verán su transmisión de vídeo en la sala del evento. La transmisión de vídeo del presentador aparecerá más grande que la de los asistentes.

Recuerda que los presentadores podrán pedir a un asistente (o a varios) que hable a todo el grupo.

Sincroniza el diseño de la sala para todos

La marcha de la reunión, así como el diseño de la sala del evento, están en tus manos. Puedes elegir el aspecto que debe tener la sala en tu pantalla y en la de tus asistentes. Con la sincronización de diseños, podrás acoplar la ventana AV en la esquina superior derecha de la pantalla o desacoplarla y dejarla como una pequeña ventana. Oculta completamente la ventana AV si no la necesitas y deja solamente la barra con los iconos del micrófono y la cámara. También puedes ocultar o desplegar el panel del lado derecho y agrandar la ventana de chat verticalmente.

Decide si deseas sincronizar el diseño o no pulsando el botón de alternancia Sincronización de diseños disponible en la barra superior de la sala. Si activas esta opción, se mostrará el mismo diseño en tu pantalla que en las pantallas de tus asistentes.

Aumenta la participación con funciones interactivas

Durante tu reunión en línea, siempre es buena idea mantener a tu audiencia interesada para tener la seguridad de acertar. Con las funciones descritas a continuación, podrás sacar el máximo partido a tu conferencia:

Presentación

Toda reunión de calidad incluye una presentación con la que se puedan visualizar las ideas y exponer a la audiencia tu punto de vista. Carga las presentaciones de PowerPoint, las imágenes o cualquier otro archivo que necesites para celebrar tu evento con eficacia.

Pizarra interactiva

Hay veces en que dibujar algo puede resultar mucho más explicativo que tus palabras. Utiliza las herramientas de la pizarra interactiva para dibujar, escribir y borrar tus bosquejos.

Sondeos y encuestas

Si quieres poner a prueba los conocimientos de tus alumnos o que te ayuden a tomar decisiones sobre tus proyectos, ¡los sondeos y las encuestas acudirán al rescate! Créalos antes de celebrar tu evento para tenerlo todo al alcance de la mano. Idea tus preguntas, introduce las posibles respuestas y asigna puntos.

Modo de preguntas y respuestas

Su nombre lo dice todo. Cuando hayas terminado con tu parte, será el momento de dejar que los asistentes hablen y te hagan preguntas de interés. Una vez habilitada esta opción, los asistentes pueden escribir sus consultas en la ventana de chat, de modo que tu copresentador pueda trasladarlas a la pestaña del modo PyR y mostrar algunas de ellas en la pantalla principal. De esta manera, todos y cada uno de vosotros os centraréis en una sola pregunta a la vez.

Te recomendamos encarecidamente que invites al evento a un segundo presentador para que dirija y administre la sesión de preguntas y respuestas por ti. De este modo, podrás continuar tu explicación mientras tu copresentador muestra las preguntas en la pantalla.

Ten en cuenta que todas las preguntas que vayan seguidas del signo de interrogación se añadirán automáticamente a la pestaña aparte del modo PyR de la ventana de chat.

Uso compartido de pantalla para tus asistentes

Las reuniones en línea organizadas en ClickMeeting permiten que hasta 40 usuarios no solo se vean y escuchen entre sí, sino también que compartan la pantalla. Además de los iconos estándar de micrófono y cámara, disponibles en la ventana AV, hay un icono adicional con dos pantallas para que todos los asistentes en la sala del evento compartan, muestren y debatan los temas importantes y visualicen las ideas.

Recuerda que solo puede compartir su pantalla una persona a la vez. Si no quieres que un determinado asistente comparta su pantalla, puedes bloquear a esa persona haciendo clic en su nombre y eligiendo la opción para ello. Para bloquear la opción de Uso compartido de pantalla para toda la audiencia, cambia el tipo de evento al de webinar.

Ten en cuenta que el bloqueo del usuario (o el cambio del tipo de evento al de webinar) implica la revocación del permiso tanto para activar la cámara y el micrófono como para compartir la pantalla.

Los asistentes no solo pueden comunicarse contigo habilitando sus cámaras y micrófonos o escribiendo mensajes en el chat, sino también a través de los estados. En la ventana de chat, tu audiencia dispone de algunas opciones que te permitirán saber si está de acuerdo o en desacuerdo contigo, si necesita tu ayuda o si desea que hables más alto o más bajo.

Trabajar en grupos de talleres

Si prefieres trabajar en grupos más pequeños e interactivos, puedes dividir a tu audiencia en Salas para subgrupos.

Haz clic en el menú de la izquierda de la sala del evento y selecciona Salas para subgrupos. Decide cuántas Salas para subgrupos deseas crear y cómo quieres asignar asistentes a las mismas.

Puedes arrastrar y colocar asistentes en las Salas para subgrupos seleccionadas, asignarlos manualmente o hacerlo aleatoriamente. Decide cuánto tiempo deben pasar los asistentes en las Salas para subgrupos mientras trabajan en los proyectos en grupos más pequeños.

Cuando se acabe el tiempo, traslada a todos los asistentes de vuelta a la sala principal del evento para comentar los resultados de su intenso trabajo.