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Guide des subdivisions de salles avec ClickMeeting

Qu’est-ce qu’une subdivision de salle et comment l’utilise-t-on ? Comment puis-je créer une subdivision de salle ? Comment puis-je attribuer des participants à différentes subdivisions de salles ? À quoi ressemble la disposition d’une subdivision de salle ? Comment mes participants peuvent-ils rejoindre une subdivision de salle ? Comment puis-je mettre fin à ma session en subdivision de salle ? Dans quel plan les subdivisions de salles sont-elles disponibles ?

Qu’est-ce qu’une subdivision de salle et comment l’utilise-t-on ?

Les Subdivisions de salles sont des salles supplémentaires dans lesquelles vous pouvez organiser des cours, des ateliers ou tout autre type d’événement pour vos participants et travailler avec eux en petits groupes séparés. Il s’agit d’une fonction très intéressante qui peut être utilisée par des enseignants ou des formateurs pour traiter de sujets spécifiques avec quelques personnes seulement. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les aspects les plus importants de projets, de tâches ou d’idées et tester les connaissances de votre public grâce à des quiz ou des examens pratiqués dans des salles séparées.

Associez le mode Edu aux subdivisions de salles pour permettre une collaboration efficace et sans distractions. Sachez que le mode Edu doit être activé individuellement dans chaque subdivision de salle. L’organisateur ou l’animateur doit d’abord entrer dans chaque subdivision de salle où le mode Edu doit être utilisé. Lorsqu’il est activé, les animateurs voient tous les participants, tandis que les participants ne voient que l’animateur et personne d’autre. L’animateur peut demander à un ou plusieurs participants de s’adresser à tout le groupe.

La plate-forme ClickMeeting permet de créer jusqu’à 20 subdivisions de salle. Dans chacune d’entre elles, vous pouvez rassembler jusqu’à 40 personnes. Par défaut, le type d’événement associé est une réunion.

N’oubliez pas que le nombre de participants qui rejoignent des subdivisions de salles ne multiplie pas le nombre total de participants dans votre plan d’abonnement. Par exemple, si vous avez souscrit un plan Automated 100, cela signifie que vous pouvez rassembler jusqu’à 100 participants dans la salle d’événement principale et les subdivisions de salles.

Comment puis-je créer une subdivision de salle ?

Il existe deux façons de répartir son public en petits groupes. Vous pouvez entrer dans une salle d’événement et préparer vous-même des subdivisions de salles ou demander à un autre animateur de les créer pour vous pendant que vous réalisez votre présentation.

Nous vous conseillons de procéder ainsi car il n’est actuellement pas possible de préparer les subdivisions de salles à l’avance. Il peut être intéressant de créer les subdivisions de salles quelques minutes avant le début de l’événement ou de laisser une autre personne le faire à votre place. Le choix vous revient. N’oubliez pas que vous pourrez attribuer des participants à des salles spécifiques une fois qu’ils auront rejoint la salle d’événement principale et qu’ils apparaîtront sur la liste des participants.

Entrez dans votre salle d’événement, qu’il s’agisse d’une salle planifiée à l’avance ou d’une conférence spontanée du type Se réunir maintenant, et laissez vos participants se réunir à l’intérieur. Déplacez le pointeur à gauche de l’écran et trouvez l’option Subdivisions de salles dans le menu.

Cliquez sur l’icône Plus pour commencer à ajouter des subdivisions de salles à votre événement principal. Une fenêtre contextuelle s’affiche à l’écran. Elle vous permet d’estimer le nombre de subdivisions de salles à créer et la durée des sessions à l’intérieur de celles-ci.

N’oubliez pas que le nombre de subdivisions de salles est limité à 20 et que vous pouvez rassembler jusqu’à 40 personnes dans chacune d’elles, dans la limite de votre plan d’abonnement.

La fenêtre contextuelle suivante vous permet de donner des noms évocateurs à vos subdivisions de salles, d’attribuer des participants à différentes salles et de les rejoindre. Selon la façon dont vous rejoignez la subdivision de salle (qu’il s’agisse d’un navigateur de bureau, d’une application mobile ou d’un navigateur mobile), les droits dont vous disposerez changent.

Si vous êtes un organisateur et que vous décidez de lancer une session subdivisée à partir d’un navigateur de bureau, vous pourrez attribuer, faire glisser et déplacer des participants vers certaines salles et rejoindre ces salles. Cette option vous deviendra indispensable si vous devez contrôler, gérer et organiser pleinement vos événements sous forme de subdivisions de salles.

L’application mobile permet uniquement aux organisateurs et aux animateurs de rejoindre l’événement principal, puis de passer à la subdivision de salle. Elle ne permet pas de créer des subdivisions de salles ni de leur attribuer des participants. Si vous utilisez l’appli mobile, les subdivisions de salle devront être créées sur un navigateur de bureau, par exemple par l’un de vos animateurs.

Si vous choisissez de rejoindre une subdivision de salle sur un navigateur mobile, vous pourrez uniquement rejoindre l’événement. Vous ne pourrez pas créer de subdivisions de salles ni leur attribuer de participants. De plus, dans ce cas, il vous faudra demander à votre animateur de vous aider à créer des subdivisions de salles et leur attribuer des participants en votre nom.

Comment puis-je attribuer des participants à différentes subdivisions de salles ?

La manière la plus rapide et la plus simple d’attribuer des participants à une subdivision de salle se fait en choisissant un groupe de noms dans la liste, puis en choisissant les salles vers lesquelles ils doivent être redirigés. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ouvrir toutes les salles, vos participants sont déplacés en quelques secondes dans une subdivision de salle donnée.

Vous pouvez également choisir manuellement certains participants, puis les déplacer vers une subdivision de salle donnée. Cette option se révèle très utile pour avoir le contrôle sur la répartition précise des personnes dans les groupes. De cette façon, vous pouvez contrôler plus efficacement le nombre des participants, avec un maximum de 40 personnes dans chaque subdivision de salle.

Une autre façon très intéressante d’attribuer des participants à une subdivision de salle donnée consiste à les y faire glisser. Cliquez simplement sur le nom du participant, puis faites-le glisser vers la subdivision de salle qui lui correspond. Vous pouvez aussi faire glisser plusieurs personnes à la fois vers une salle sélectionnée.

Si vous ne souhaitez pas prendre de décision et que vos participants peuvent travailler sur des projets ou des tâches en groupes aléatoires, cliquez sur le bouton Attribuer aléatoirement. Notre système attribuera les participants à des subdivisions de salles de façon aléatoire. Ils pourront alors se concentrer sur des tâches plus spécifiques.

Au besoin, vous pouvez afficher un message court dans toutes les subdivisions de salles afin de préciser vos plans, les objectifs de la collaboration ou des idées.

À quoi ressemble la disposition d’une subdivision de salle ?

Une fois que vos participants ont été attribués à des salles séparées, ils verront une notification pour les informer qu’ils ont été transférés à une subdivision de salle. Ils verront également un minuteur. Après quelques secondes, ils pourront commencer à travailler par petits groupes.

La disposition de la subdivision de salle est exactement la même pour tous les participants, l’organisateur et les animateurs, comme dans la salle d’événement principale. La seule différence est le bouton Retour à la salle principale sur lequel ils peuvent cliquer pour quitter cette subdivision de salle.

Lorsque l’organisateur et les animateurs entrent dans une subdivision de salle, les mêmes fonctions que celles disponibles dans la salle d’événement principale leur sont présentées. Ils peuvent afficher une présentation, partager leur écran, réaliser des enquêtes, etc.

Sachez toutefois que vous ne pourrez pas partager votre écran dans plusieurs subdivisions de salles à la fois. Vous devez vous trouver dans une subdivision de salle pour le faire. Vous pouvez également mettre fin à toutes les sessions actives dans des subdivisions de salle et partager votre écran dans la salle d’événement principale pour tous les participants à la fois.

Comment mes participants peuvent-ils rejoindre une subdivision de salle ?

Il peut arriver qu’une personne quitte involontairement une subdivision de salle, ferme son onglet de navigateur ou perde sa connexion Internet. Si cela se produit, le participant doit simplement cliquer sur l’URL de la salle qu’il a reçue (dans une invitation par exemple) et y entrer à nouveau.

Le participant rejoindra la salle d’événement principale et verra une notification lui demandant de patienter jusqu’à ce qu’il soit de nouveau attribué à la subdivision de salle concernée. L’organisateur et/ou les animateurs recevront une notification les informant qu’un participant attend d’être attribué.

Une fois que le participant est de nouveau attribué à la subdivision de salle, il peut continuer à travailler avec une équipe ou un groupe désigné.

Les subdivisions de salles n’ont pas d’URL. C’est la raison pour laquelle un organisateur ou un animateur doit intervenir pour attribuer des participants aux salles voulues.

Les participants qui composent un numéro de téléphone pour participer à votre événement principal ne pourront pas rejoindre les subdivisions de salle. Conseillez-leur de rejoindre l’événement à l’aide d’un navigateur de bureau, d’une application mobile ou d’un navigateur mobile afin de pouvoir participer à une session en subdivision de salle.

Comment puis-je mettre fin à ma session en subdivision de salle ?

Pour terminer les sessions des subdivisions de salles, revenez à la salle d’événement principale en cliquant sur le bouton situé dans la barre supérieure de la subdivision de salle : Retour à la salle principale.

Dans la salle d’événement principale, allez au menu de gauche et retrouvez Subdivisions de salles. Cliquez sur la croix rouge près d’une session de salle à laquelle vous souhaitez mettre fin.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Gérer près des Subdivisions de salles dans le menu de gauche de la salle d’événement principale, puis cliquer sur le bouton Fermer toutes les salles. De cette façon, toutes les subdivisions de salles se ferment d’un seul coup.

Vos participants seront alors automatiquement ramenés vers votre salle d’événement principale. À ce moment-là, vous pouvez discuter de leurs avancées, répondre à leurs dernières questions ou simplement dire au revoir à tous les participants en même temps.

Vous pouvez également estimer la durée d’une session de subdivision de salle avant d’attribuer des participants à des salles spécifiques. Une fois le temps écoulé, vous recevez une notification automatique vous proposant d’ajouter quelques minutes à votre session. Si vous ne le souhaitez pas, vos participants seront automatiquement redirigés vers la salle d’événement principale.

Dans quel plan les subdivisions de salles sont-elles disponibles ?

Les subdivisions de salles sont disponibles pour les plans Live 50, Automated 50 et plus. Sachez que les subdivisions de salles n’augmentent pas le nombre total de participants pouvant assister simultanément à votre événement.

Pour tester gratuitement cette fonctionnalité, veuillez créer un compte d’essai gratuit qui vous permettra de gérer jusqu’à deux subdivisions de salles (chacune pouvant accueillir jusqu’à cinq participants).