article Mise en route de la salle d’événement Planifier un événement Une fois connecté à votre compte, vous voyez le Tableau de bord où figurent les statistiques et les événements à venir. Cliquez sur le bouton Créer webinaire ou Créer réunion pour créer l’événement voulu. Une nouvelle fenêtre s’affiche avec des détails.
Gérer l'aspect de la salle d'événement Nous proposons une disposition de salle standard pour chaque type de plan. Vous pouvez toutefois encore masquer la capsule AV, la zone de chat et la liste des participants en cliquant sur la petite flèche (A) en regard. Les animateurs et les participants peuvent ancrer ou détacher la capsule flottante AV (B) et la placer n’importe où dans la salle d’événement. Si nécessaire, vous pouvez également synchroniser la disposition de votre écran et celle de vos participants, afin que tout le monde soit concentré sur l’élément affiché.
Régler la caméra et le micro Pour autoriser l’accès à votre périphérique vidéo, cliquez sur l’icône de caméra dans la Capsule AV.
Votre navigateur peut afficher un message contextuel demandant la permission d’accéder à votre webcam. Par exemple, dans Google Chrome, il s’affiche ainsi :
Vous pouvez afficher un avatar à la place d’un flux de caméra. Cliquez sur le bouton “Informations sur la chambre” situé dans le coin supérieur droit de la pièce de l’événement, puis cliquez sur le cercle avec l’avatar ou les initiales actuels. Sélectionnez un avatar dans la liste ou téléchargez votre propre image. Une fois votre choix effectué, cliquez sur “Sélectionner”.
Pour autoriser l’accès à votre périphérique audio, cliquez sur l’icône du microphone dans la capsule AV.
Un message contextuel peut s’afficher dans la barre d’adresse du navigateur pour vous demander l’autorisation. Cliquez sur Autoriser , vous êtes prêt à démarrer. Ces fenêtres contextuelles ne s’affichent pas dans Safari et Edge.
Vous pouvez utiliser la fonction image dans l’image. Pendant le partage d’écran ou la minimisation de la fenêtre de la salle, vous verrez une fenêtre flottante avec vidéo et audio.
Notez que la fonction d’incrustation d’image ne fonctionne actuellement que dans les navigateurs Chrome, Edge et Opera. La fonction d’incrustation d’image n’est pas disponible si vous utilisez la synchronisation de l’affichage. De plus, lorsque vous utilisez la fonction d’incrustation d’image, vous ne pouvez pas synchroniser les vues.
Choisir des dispositions d’enregistreur Cliquez sur le bouton ENR dans la barre en haut de la salle d’événement pour afficher des propositions de dispositions d’enregistreur. Vous pouvez en choisir une au tout début de l’événement ou en changer pendant d’événement. Le changement de mise en page est pris en compte dans votre enregistrement.
Gérer la liste des participants Dans la liste des participants, cliquez sur le nom d’une personne pour voir plus de détails, comme son emplacement géographique ou son adresse e-mail.
Vous pouvez accorder des droits d’animateur, activer ou désactiver le son et la vidéo, accorder des droits de partage d’écran, lancer un chat privé, bloquer une activité ou reconnecter ou déconnecter un utilisateur.
Inviter d'autres participants Pendant un événement, vous pouvez facilement inviter des personnes en cliquant sur le bouton Inviter des participants dans la liste des participants. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Elle propose deux options : Inviter par e-mail ou Inviter par SMS.
Pour envoyer des invitations par e-mail, indiquez une adresse et cliquez sur le bouton Envoyer . Sachez que vous ne pouvez envoyer qu’une invitation par e-mail à la fois depuis votre salle d’événement.
Pour envoyer des invitations par SMS, choisissez l’indicatif approprié, puis indiquez un numéro de téléphone et cliquez sur Envoyer . Le nombre de SMS que vous pouvez envoyer est limité.
Discuter avec des participants La fenêtre de chat, disponible en haut à droite de la salle de l’événement, permet aux organisateurs, aux présentateurs et aux participants d’interagir en échangeant des messages texte.
Pour envoyer un message, cliquez dans le champ de texte puis saisissez votre message avant d’appuyer sur Entrée. Pour rendre l’interaction plus vivante et exprimer vos émotions plus efficacement, agrémentez votre texte avec des émojis. Pour ce faire, cliquez sur la petite icône d’émoticône et choisissez parmi une centaine d’émojis .
Découvrez les autres possibilités offertes par le salon de discussion dans cet article
Partager des fichiers de présentation Cliquez sur l’icône du trombone dans le coin droit de la zone de chat. Une nouvelle fenêtre contextuelle s’affiche à l’écran. Cliquez sur le fichier à partager avec vos participants. Il apparaît dans la fenêtre de chat. Vous pouvez transférer un fichier de 1 GB maximum depuis votre ordinateur .
Si vous ne souhaitez plus partager le fichier, cliquez sur le bouton Partagé dans la section des fichiers partagés.
Vous pouvez aussi partager vos fichiers avec des participants en allant au menu à gauche, choisissez Présentation , puis cliquez sur l’icône Ajouter une présentation .
Gérer le type d'événement Vous pouvez facilement contrôler le flux de votre événement. Basculez entre 4 types d’événement :
1) Animateurs uniquement – pour discuter rapidement de certaines questions avec vos animateurs. Cela leur permet de parler entre eux, sans que les participants les entendent. Le son et l’image ne seront pas enregistrés. Si vous et vos participants voulez reprendre votre respiration, utilisez cette option pour faire une courte pause avant de poursuivre l’événement.
2) Webinaire – le public peut écouter les présentations mais ne peut pas répondre aux questions. Seuls les animateurs peuvent parler lorsque ce type est activé.
3) Réunion – jusqu’à 40 personnes peuvent parler entre elles, s’écouter et se voir et tout le monde peut participer à la conversation. Choisissez ce type d’événement pour transformer votre rencontre en discussion en ligne.
4) Mode Edu – l’idéal pour organiser des cours et présentations en ligne efficaces et sans distractions. Lorsqu’il est activé, les animateurs voient tous les participants, tandis que les participants ne voient que l’animateur et personne d’autre. L’animateur peut demander à un ou plusieurs participants de s’adresser à tout le groupe. Le mode Edu peut être activé pendant les réunions et les webinaires rassemblant jusqu’à 40 participants. Sachez que vous ne pouvez pas basculer en mode Edu si plus de 40 personnes sont présentes dans la salle.
Un message de confirmation s’affiche à l’écran après chaque changement de type d’événement.
Afficher la vue AV sur tout l’écran Allez au menu à gauche de la salle d’événement et cliquez sur l’option Vue AV . Cette option est parfaite pour tous les animateurs qui ne prévoient pas d’afficher leur présentation pendant l’événement. Le flux de caméra sera plutôt affiché dans la fenêtre principale de la salle d’événement.
Afficher une présentation Pour afficher une présentation ou un document pour vos participants, cliquez sur l’icône Présentation dans le menu à gauche de votre salle d’événement. Trouvez le fichier à présenter dans la section Mes fichiers et cliquez dessus. Le document s’affiche automatiquement à l’écran.
Il est fortement recommandé de transférer les fichiers à présenter avant le début du webinaire. Nous vous conseillons fortement de transférer les fichiers à présenter avant le début de l’événement. Avec l’option la plus récente, vous pouvez également transférer n’importe quel contenu dans la salle d’événement, sauvegarder les paramètres et fermer la fenêtre, sans craindre que tout disparaisse.
Partager le tableau blanc Cliquez sur l’icône de menu à gauche et choisissez Tableau blanc pour accéder à un espace de dessin vierge. Utilisez l’outil du bas pour dessiner des formes ou ajouter du texte.
Cliquez sur Collaborer pour permettre aux participants d’apporter des modifications au tableau blanc. Cliquez sur les flèches pour ajouter des pages et passer d’une page à l’autre. Le bouton Tout effacer efface la page de tableau blanc actuelle. L’option de collaboration ne peut être activée que si le nombre d’utilisateurs ne dépasse pas 40 .
Partager votre écran Cliquez sur l’icône Partage d’écran dans le menu à gauche de la salle d’événement et choisissez si vous souhaitez partager l’intégralité de votre écran , une zone de l’écran ou une application sélectionnée . Lorsque vous partagez votre écran pour la première fois, le système vous invite à télécharger et installer un module complémentaire. Toutefois, n’oubliez pas que cela n’est pas obligatoire et que vous pouvez également partager votre écran via le navigateur Internet. Vos participants peuvent également partager leur écran, mais uniquement lors de réunions. Une seule personne peut partager son écran à la fois.
Lorsque vous avez lancé le partage d’écran, vous pouvez utiliser les outils de dessin, les flèches et les couleurs pour appuyer votre démonstration.
Gérer des vidéos YouTube Pour diffuser une vidéo, cliquez sur l’icône de menu en haut à gauche de la salle d’événement et choisissez YouTube .
Collez l’adresse URL de la vidéo dans la zone
Créer un nouveau sondage pour les participants Recueillez les commentaires de vos participants en leur demandant de participer à un sondage. Pour un événement plus fluide, préparez les sondages à l’avance, en entrant dans la salle avant que l’événement démarre. Dans le menu de gauche, choisissez Enquêtes , puis cliquez sur Créer une enquête .
Choisissez entre un Sondage et un Test . Dans les tests, vous pouvez indiquer le temps et le score possible de chaque question. Vous pouvez attribuer des points aux réponses, si vous le souhaitez. Pour commencer, donnez un nom à votre enquête et cliquez sur Commencer à ajouter des questions .
Cliquez sur Terminer et enregistrer pour enregistrer le sondage pour une utilisation ultérieure. Pour présenter un sondage, allez au menu de gauche, choisissez Enquêtes et cliquez sur le sondage que vous souhaitez présenter. Pour plus d’informations, consultez notre didacticiel vidéo .
Interagir avec des participants via les Q-R Gérer les sessions de questions-réponses (Q&A) et poser des questions : les questions posées par les utilisateurs s’ajouteront automatiquement à la liste de celles qui seront posées lors de la session Q&A. Libre à vous de les afficher ou non en configurant vos séances depuis les paramètres du chat.
Le Mode Q-R peut être activé pendant tout l’événement, afin de rassembler autant de questions que possible. Il est fortement recommandé de demander à une autre personne de gérer le Mode Q-R pendant la présentation.
Animateurs et participants peuvent qualifier leur message de question, il sera ainsi séparé du chat public dans la zone de chat Mode Q-R .
Si le Mode question est activé, tous les messages terminés par un point d’interrogation passent automatiquement à la zone de chat Mode Q-R.
Pour afficher la question sur l’écran principal, allez à la section de chat Mode Q-R. Passez le pointeur de la souris sur la question à afficher et cliquez sur Publier . Pour arrêter d’afficher une question, cliquez sur le bouton Dépublier dans la zone de chat.
Créer un bouton personnalisé d’Appel à agir (CTA) Lorsque vous organisez des cours en ligne ou des événements commerciaux, vous pouvez créer votre propre bouton d’appel à agir . Cela permet de rediriger vos participants vers un site Web de votre choix.
Allez au menu à gauche de l’écran et cliquez sur le bouton Appel à agir .
Indiquez le titre de votre bouton CTA, copiez-collez l’URL, configurez la durée d’affichage du bouton, choisissez les couleurs du fond et du bouton et cliquez sur Créer .
Vous pouvez également ajouter une image à votre appel à agir pour afficher, par exemple, les logos des sponsors de votre événement. Le public peut également cliquer dessus pour être redirigé vers un autre site Web.
Nous vous conseillons de faire appel à une autre personne pour configurer le bouton CTA pour vous pendant la présentation.
Diffuser en direct sur Facebook ou YouTube Votre événement peut également être partagé sur la plate-forme Facebook ou YouTube en temps réel. Allez au menu à gauche de l’écran et cliquez sur l’option Flux sur Facebook ou YouTube . Choisissez si vous souhaitez diffuser votre événement sur Facebook ou YouTube .
Après avoir choisi la plate-forme, la fenêtre s’affiche à l’écran avec des instructions. Suivez les étapes indiquées dans la description et copiez-collez les clés de flux appropriées dans ClickMeeting.
Lorsque vous avez copié les clés de diffusion, cliquez sur le bouton DIFFUSER EN DIRECT ! Sachez qu’un léger décalage est possible entre ClickMeeting et la diffusion sur Facebook/YouTube. Cette limitation est due à la technologie de diffusion en direct de Facebook/YouTube et n’a pas de lien avec le site ClickMeeting.
Vous trouverez davantage d’informations sur la diffusion en direct sur Facebook ou YouTube dans notre Centre d’assistance .
Terminer l'événement En bas à gauche de la salle d’événement, cliquez sur le bouton rouge, puis cliquez sur le bouton Terminer l’événement pour tous pour fermer l’événement pour tous les participants. Si vous choisissez Sortir moi-même , la salle reste ouverte jusqu’à ce que la dernière personne sorte.
Consulter l'historique et les statistiques Dans l’interface de compte, allez à l’onglet Statistiques où vous pouvez consulter tous les détails concernant vos événements passés.
Lorsqu’un événement de la plate-forme ClickMeeting se termine, le système crée deux types de rapports PDF que vous pouvez télécharger et analyser : Rapport de base et Rapport complet . Sachez que, dans certains cas, il faut jusqu’à une heure avant que le fichier soit prêt à être consulté.
Sachez que le rapport PDF de base ne contient que des informations comme un court résumé de l’événement, le nombre de participants, la façon dont ils s’y sont connectés, leur notation de l’événement, le lieu d’où ils viennent ou les appareils qu’ils ont utilisés pour voir votre présentation.
Le rapport PDF complet , en plus des informations ci-dessus, contient également des éléments comme l’historique de connexion, l’emplacement géographique, les votes des participants ou leurs réponses aux sondages et aux enquêtes ainsi que vos autres événements auxquels ils ont participé.