Quelles sont les désignations de rôles des utilisateurs pendant un événement ?

Lorsque vous organisez un événement, les utilisateurs auront des rôles différents à y jouer. Le rôle attribué conditionne les droits que chacun aura dans la salle d’événement. Chaque rôle présente des caractéristiques spécifiques. Il est utile de les distinguer lorsque vous prévoyez de les attribuer aux personnes choisies.

La personne la plus importante est l’organisateur. C’est lui qui accueille l’événement et c’est également le propriétaire du compte. Il a accès à toutes les fonctions, aux onglets et aux options du compte. Le propriétaire du compte est la seule personne autorisée à consulter les Détails de facturation et à effectuer des paiements au sein du compte. Il est le seul à pouvoir acheter les modules complémentaires ou passer à un plan d’abonnement supérieur.

Si le propriétaire du compte décide de rejoindre l’événement (même s’il ne l’organise pas, il peut voir comment les choses se passent), il aura le rôle de l’organisateur, ce qui signifie qu’il y aura toujours un siège disponible pour lui dans la salle.

Il se peut que le compte soit partagé par quelques personnes au sein d’une société. Dans ce cas, le propriétaire du compte peut décider d’attribuer un maximum de trois rôles de multi-utilisateurs à certains de ses collaborateurs. Les multi-utilisateurs ont accès au compte principal mais ils ne peuvent pas consulter les Détails de facturation et les Modules complémentaires dans le menu déroulant. De plus, l’accès à la section des détails de Compte est restreint afin de protéger les données personnelles du propriétaire du compte. Toutes les autres fonctions, les options et les onglets sont visibles et disponibles pour les multi-utilisateurs.

Pour se connecter à un compte, les multi-utilisateurs doivent avoir leur propre adresse e-mail et un mot de passe, lequel est configuré lorsque le propriétaire du compte attribue ce rôle à la personne choisie au sein de la société, de l’école ou de l’institution. Lorsque le compte multi-utilisateur souhaite organiser son propre événement, il obtient les droits d’animateur dans la salle d’événement. Ainsi, la personne peut démarrer et terminer l’événement et avoir accès à toutes les fonctions qui y sont disponibles.

N’oubliez pas toutefois que les comptes multi-utilisateurs n’accordent pas le droit à plusieurs personnes d’organiser plusieurs événements en même temps. Par défaut, vous ne pouvez organiser qu’un événement à la fois. Si vous devez organiser plusieurs événements en même temps, vous devrez acheter le module complémentaire Événements parallèles.

Un animateur n’a pas accès à votre compte ni aux détails ou fonctions qui y sont disponibles. Il ne fait généralement que recevoir le lien vers la salle. C’est le seul endroit qu’il pourra « parcourir ». Un animateur qui rejoint une salle d’événement occupe un créneau d’animateur.

À l’aide de l’une des fonctions, l’animateur peut maintenant rejoindre la salle à l’avance et configurer sa disposition. Il suffit de choisir l’élément qui doit être préparé pour la personne lorsqu’elle entrera de nouveau dans la salle et de sauvegarder les changements. Les fonctions, options et droits sont les mêmes pour l’animateur et pour l’organisateur dans la salle d’événement uniquement. Les animateurs peuvent démarrer, mener et terminer un événement.

En tant qu’organisateur, vous pouvez contrôler certains des droits des animateurs dans la salle d’événement. Dans l’onglet Gérer les animateurs de l’interface de compte, vous pouvez empêcher vos animateurs de démarrer et terminer des événements hébergés sur votre compte.

N’oubliez pas que vous pouvez facilement gérer la rotation des sièges disponibles pour vos animateurs. Vous pouvez attribuer et reprendre des droits d’animateurs aux utilisateurs sélectionnés et autoriser tout le monde à parler.

Les derniers membres, qui sont néanmoins tout aussi importants, sont les participants. Vous pouvez les inviter à l’événement comme vous invitez vos animateurs mais ceux-ci peuvent uniquement regarder et écouter votre présentation. Ce qu’ils voient à l’écran est exactement ce qu’affiche l’animateur (ou l’organisateur) de son côté. En fonction des paramétrages, les participants peuvent allumer ou éteindre leur micro et leur caméra, partager leur écran, écrire dans la zone de chat ou communiquer avec vous grâce aux statuts.

Que dois-je savoir à propos des comptes secondaires ?

Si vous souhaitez que davantage de personnes utilisent le même compte ClickMeeting mais que leurs données personnelles restent privées, vous pouvez souscrire un compte secondaire. Vous pouvez souscrire un compte secondaire dans votre compte, dans la section modules complémentaires de Compte. Choisissez la taille et le nombre des comptes secondaires et procédez à l’achat. Vous serez facturé du pro rata pour la période actuelle, puis du tarif mensuel (ou annuel) par la suite.

Le nombre de comptes secondaires achetés est illimité, ce qui signifie que vous pouvez en obtenir autant que vous le voulez et les annuler à tout moment. N’oubliez pas toutefois que le module complémentaire reste actif jusqu’à la fin de votre cycle de facturation effectif (mensuel ou annuel). Ce n’est qu’à ce moment-là que le compte secondaire ne sera plus actif et que vous ne serez plus facturé à ce sujet.

Vous pouvez ne créer qu’un seul niveau de compte secondaire. Ainsi, les comptes secondaires ne peuvent pas eux-mêmes contenir des comptes de niveau inférieur. Pour attribuer un nouveau compte secondaire, cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran et allez à Comptes secondaires. Si vous utilisez le menu latéral, pour attribuer un nouveau compte secondaire, entrez dans la section Comptes secondaires en cliquant sur l’icône Comptes secondaires dans la barre de menu de gauche.

Après ajoutez un nouveau compte secondaire et indiquez par exemple le nom de la page, le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail.

Sachez que vous ne pouvez pas acheter de module complémentaire pour un compte secondaire ni changer son plan d’abonnement car le compte secondaire est lui-même un module complémentaire.

Une fois le compte secondaire créé, le système envoie un e-mail d’activation à l’adresse que vous avez indiquée. Lorsque le destinataire clique sur le lien et crée un mot de passe, le compte secondaire devient totalement fonctionnel et prêt à l’emploi.

Pour gérer les comptes, vous pouvez aller à la section des comptes secondaires et vous y connecter, modifier les détails, changer le module, ainsi que les réattribuer ou les supprimer. Pour réattribuer un compte secondaire, supprimez l’utilisateur attribué et créez-en un nouveau. Sachez que la suppression d’un utilisateur entraîne l’effacement de ses données. Cette action ne peut pas être annulée.

Quelle est la différence entre un compte multi-utilisateur et des comptes secondaires ?

Un compte multi-utilisateur permet d’utiliser des identifiants différents pour un même compte. Collègues, employés ou sous-traitants peuvent tous se connecter à votre compte en utilisant leurs propres identifiants, puis créer et organiser leurs propres événements sur votre compte.

Sachez que la fonction « multi-utilisateur » ne permet pas d’organiser plusieurs événements en même temps. Pour cela, vous devrez acheter un module complémentaire Événement parallèle dans la section des modules complémentaires de Compte.

Si les utilisateurs de votre compte ont besoin de confidentialité, achetez un compte secondaire. Les comptes secondaires sont des comptes séparés, gérés depuis un même compte principal. Chacun profite alors de son propre espace de stockage et de son temps d’enregistrement et peut préserver la confidentialité de ses fichiers et informations.

Choisissez le compte multi-utilisateur si vous souhaitez éviter toute confusion avec les identifiants de connexion. Si vous souhaitez que les informations, fichiers, espace de stockage et enregistrements de vos collègues restent confidentiels, choisissez les comptes secondaires.