Las Salas para subgrupos son salas suplementarias en las que podrá organizar clases, talleres u otros tipos de eventos para sus asistentes y trabajar con ellos en grupos diferenciados más pequeños. Es una función muy útil para los profesores o formadores que desean trabajar con pocas personas en temas específicos. De este modo, podrá centrarse en los aspectos más destacados de sus proyectos, tareas o ideas, así como evaluar los conocimientos de su audiencia con pruebas o exámenes en salas distintas.

Hay dos maneras de dividir su audiencia en grupos más pequeños. Puede acceder a la sala del evento y preparar las Salas para subgrupos usted mismo o bien pedir a otro presentador que las cree mientras usted expone su presentación.

La razón por la que recomendamos hacerlo es que, por el momento, las Salas para subgrupos no pueden crearse con antelación. Nuestro consejo es que cree las Salas para subgrupos unos minutos antes de iniciar el evento o que permita que otra persona lo haga en su nombre. Esta decisión le corresponde a usted. Tenga presente que la asignación de asistentes a salas específicas tan solo puede realizarse una vez que hayan accedido a la sala principal de su evento y aparezcan en la lista de asistentes.

Entre en la sala de su evento, tanto si es una conferencia programada con antelación o Reunión inmediata espontánea, y deje que sus asistentes se congreguen en ella. Mueva su cursor hacia la izquierda de la pantalla y localice la opción Salas para subgrupos en el menú.

Haga clic en el icono del signo + para empezar a añadir Salas para subgrupos a su evento principal. En su pantalla aparecerá una ventana emergente donde podrá determinar cuántas Salas para subgrupos desea crear y cuánto tiempo deberían durar las sesiones en las mismas.

Tenga presente que la cantidad máxima de Salas para subgrupos es de 20 y que podrá reunir hasta 40 personas en cada una de ellas, dentro del límite estipulado para su plan de suscripción.

Se abrirá otra ventana emergente donde podrá poner nombres descriptivos a sus Salas para subgrupos, asignar asistentes a las diferentes salas, así como acceder a ellas. Dependiendo de su forma de acceso a la Sala para subgrupos (a través de un navegador de escritorio, de una aplicación móvil o de un navegador móvil), los derechos de los que dispondrá serán diferentes.

Si usted, como organizador, opta por iniciar la sesión de sus Salas para subgrupos desde un navegador de escritorio, podrá asignar, arrastrar y colocar y mover a sus asistentes a las salas seleccionadas, así como acceder a ellas. Esta es la mejor opción si necesita controlar, administrar y organizar la totalidad de su evento en el formato de Salas para subgrupos.

Con la aplicación móvil, los organizadores y presentadores tan solo pueden unirse al evento principal para, a continuación, acceder a la Sala para subgrupos. La aplicación móvil no ofrece la posibilidad de crear Salas para subgrupos ni de asignar asistentes a las mismas. En este caso, pida a otra persona, p.ej., a uno de sus presentadores, que cree las Salas para subgrupos a través de un navegador de escritorio.

Si opta por acceder a una Sala para subgrupos a través de un navegador móvil, tan solo podrá unirse al evento. No podrá crear Salas para subgrupos ni asignar asistentes a las mismas. También en este caso, le recomendamos que pida a su presentador que le ayude a crear las Salas para subgrupos y que les asigne asistentes en su nombre.

La forma más rápida y fácil de asignar asistentes a una Sala para subgrupos es marcar masivamente sus nombres en la lista para, a continuación, elegir las salas a las que deben ser redirigidos. Tras hacer clic en el botón Abrir todas las salas, sus asistentes serán trasladados a una Sala para subgrupos determinada en cuestión de segundos.

Si lo prefiere, puede marcar asistentes específicos manualmente y, a continuación, moverlos a una Sala para subgrupos determinada. Esta es la mejor opción para quienes desean controlar exactamente quién trabaja con quién en un grupo más pequeño. De este modo se puede controlar mejor el número de asistentes, teniendo presente que se permiten hasta 40 en cada Sala para subgrupos.

Otra manera óptima de asignar asistentes a una Sala para subgrupos determinada es mediante la opción de arrastrar y colocar. Basta con hacer clic en el nombre del asistente y, acto seguido, arrastrarlo y colocarlo en la Sala para subgrupos que desee. Recuerde que puede arrastrar y colocar a varias personas a la vez en una sala seleccionada.

Si prefiere no intervenir y no le importa que su audiencia trabaje en sus proyectos o tareas en grupos aleatorios, haga clic en el botón Asignar aleatoriamente. Nuestro sistema asignará los asistentes de forma aleatoria a sus Salas para subgrupos, donde podrán centrarse en tareas más específicas.

En caso necesario, puede mostrar un breve mensaje en todas sus Salas para subgrupos para comunicar planes, objetivos o ideas relacionados con la colaboración.

Sus asistentes, una vez asignados a las distintas salas, verán una notificación indicándoles que han sido transferidos a una Sala para subgrupos. También verán un temporizador y, transcurridos unos segundos, podrán empezar a trabajar en grupos pequeños.

El diseño de la Sala para subgrupos es exactamente el mismo para los asistentes, el organizador y los presentadores que el de la sala principal del evento. La única diferencia es el botón Volver a la sala principal, que pueden pulsar para salir de la Sala para subgrupos.

Cuando el organizador y los presentadores entren en una Sala para subgrupos, verán que están disponibles las mismas funciones que en la sala principal del evento. Podrán mostrar una presentación, compartir su pantalla, realizar encuestas, etc.

Sin embargo, le recordamos que no podrá compartir su pantalla en varias Salas para subgrupos a la vez. Tendrá que acceder las Salas para subgrupos de una en una para compartir su pantalla en cada una de ellas. Como alternativa, puede finalizar todas las sesiones activas de las Salas para subgrupos y compartir su pantalla en la sala principal del evento con todos los asistentes a la vez.

Podría ocurrir que alguien abandonara involuntariamente la Sala para subgrupos, cerrara la pestaña del navegador o perdiera la conexión a Internet. Si esto sucediera, para volver a entrar bastará con que el asistente haga clic en la URL de la sala que recibió (en su invitación, por ejemplo).

El asistente accederá a la sala principal del evento y verá una notificación que le pedirá que espere a ser asignado de nuevo a una Sala para subgrupos específica. El organizador y/o los presentadores recibirán una notificación de que hay un asistente a la espera de ser asignado.

Una vez asignado de nuevo a la sesión de la Sala para subgrupos, el asistente podrá seguir trabajando en el equipo o grupo designado.

Tenga en cuenta que las Salas para subgrupos no tienen ninguna dirección URL, por eso es necesaria la ayuda de un organizador o presentador para asignar los asistentes a las salas pertinentes.

Tenga presente que los asistentes que accedan telefónicamente a su evento principal no podrán unirse a ninguna de sus Salas para subgrupos. Lo mejor es que les recomiende que accedan al evento a través de un navegador de escritorio, una aplicación móvil o un navegador móvil si desean participar en la sesión de una Sala para subgrupos.

Para finalizar las sesiones de sus Salas para subgrupos, regrese a la sala principal de su evento haciendo clic en el botón Volver a la sala principal, situado en la barra superior de la Sala para subgrupos.

En la sala principal del evento, localice Salas para subgrupos en el menú de la izquierda. Haga clic en el icono X rojo que aparezca junto a la sesión de la sala que desee finalizar.

Las Salas para subgrupos están disponibles en los planes Live 50, Automated 50 y superiores. Tenga en cuenta que las Salas para subgrupos no incrementan el número total de asistentes que pueden participar simultáneamente en su evento.

Para probar esta función sin coste alguno, puede crear una cuenta de prueba gratuita que le permitirá administrar hasta 2 Salas para subgrupos (con capacidad para hasta 5 asistentes cada una).