Comment puis-je configurer ma caméra et mon système audio ?

Une fois identifié(e) dans la salle de webinaire, cliquez sur Paramètres A/V en haut de la fenêtre. Déplacez les boutons près de Utiliser le microphone et Utiliser la caméra en position ON et sélectionnez vos appareils (vous pouvez aussi Utiliser l’avatar à la place de la vidéo). Selon votre plan tarifaire, vous pouvez également modifier la qualité de la vidéo, d’une définition standard à une définition supérieure. Si une fenêtre contextuelle s’affiche, cliquez sur Autoriser pour autoriser l’accès à votre équipement.

Que signifie une capsule audio et vidéo « flottante » ?

Cela signifie que vous pouvez facilement la décrocher et l’accrocher à l’endroit où vous le souhaitez, pour mieux la voir. Vos participants ont aussi la possibilité de le faire.

Sachez qu’à l’heure actuelle, vous ne pouvez pas maximiser la capsule audio et vidéo en plein écran. Pour l’activer dans la fenêtre de présentation principale, allez au tableau de bord et activez Vue AV. N’oubliez pas que vous pouvez aussi ancrer votre flux de caméra en bas, pour mieux vous concentrer sur les visages des autres animateurs ou participants. Pour cela, cliquez sur l’icône appropriée, disponible dans votre flux.

Vous pouvez utiliser la fonction image dans l’image. Pendant le partage d’écran ou la minimisation de la fenêtre de la salle, vous verrez une fenêtre flottante avec vidéo et audio.

Notez que la fonction d’incrustation d’image ne fonctionne actuellement que dans les navigateurs Chrome, Edge et Opera. La fonction d’incrustation d’image n’est pas disponible si vous utilisez la synchronisation de l’affichage. De plus, lorsque vous utilisez la fonction d’incrustation d’image, vous ne pouvez pas synchroniser les vues.

Puis-je utiliser un avatar à la place d'un flux de caméra ?

Oui, vous pouvez afficher un avatar à la place d’un flux de caméra. Cliquez sur le bouton “Informations sur la chambre” situé dans le coin supérieur droit de la pièce de l’événement, puis cliquez sur le cercle avec l’avatar ou les initiales actuels. Sélectionnez un avatar dans la liste ou téléchargez votre propre image. Une fois votre choix effectué, cliquez sur “Sélectionner”.

Votre avatar sera affiché à la place de votre flux de caméra lorsque vous aurez activé le microphone.

Sachez que l’avatar ne peut être utilisé que par les organisateurs et les animateurs.

Donner la parole

Vous souhaitez impliquer davantage les participants à votre webinaire et leur permettre d’allumer leur caméra et leur micro pour prendre la parole ? Activez le mode “Donner la parole”.  

Lorsque vous l’activez, les participants sont informés qu’ils peuvent activer leurs caméras et leurs microphones et qu’ils peuvent le faire. N’oubliez pas que jusqu’à 8 flux audio et vidéo peuvent être activés simultanément en mode webinaire, y compris les présentateurs.  

Comment activer le mode “donner la parole” ?  

Vous pouvez activer le mode “Donner la parole” dans les paramètres audio et vidéo de la salle d’événement.  

Ensuite, tous les participants seront informés que la caméra et/ou le microphone peuvent être activés.  

Ils peuvent utiliser cette option en activant la caméra et/ou le microphone à l’aide du bouton situé sous la fenêtre AV.  

Lorsque la limite de 8 flux audio et vidéo partagés simultanément est atteinte, l’activation du microphone et de la caméra par les utilisateurs suivants est bloquée. L’option sera réactivée lorsque l’espace sera libéré.  

N’oubliez pas que les hôtes et les présentateurs peuvent : 

• Retirer les droits d’activation du microphone et de la caméra à chaque participant au webinaire  
• Mettre en sourdine ou désactiver la vidéo partagée par un participant particulier 
• Désactiver le mode “Donner la parole” à tout moment.  

Gestion des autorisations audio et vidéo des participants

Lors des réunions, les participants disposent d’autorisations par défaut pour les microphones et les caméras. Celles-ci ne peuvent pas être supprimées par l’organisateur ou les animateurs. Jusqu’à 40 microphones et caméras peuvent être actifs en même temps.

Lors des webinaires, un organisateur ou des animateurs peuvent autoriser un participant à activer son microphone et/ou sa caméra. Jusqu’à 8 caméras et microphones peuvent être actifs en même temps.

En mode Edu, les participants disposent d’autorisations par défaut pour les caméras, lesquelles ne peuvent pas être supprimées par l’organisateur ou les animateurs. Ceux-ci peuvent toutefois autoriser un participant à activer son microphone.

Pour autoriser un participant à utiliser son microphone, cliquez sur son nom dans la liste des participants. Un bouton à bascule apparaît dans les détails du participant : Autorisez l’activation du microphone. Basculez le bouton en position ON pour permettre au participant d’activer son microphone. Pour qu’il puisse activer sa caméra, basculez le bouton Autorisez l’activation de la caméra en position ON.

Si l’un de ces boutons est en position ON et qu’il est impossible de cliquer dessus, cela signifie que l’autorisation audio et/ou vidéo est accordée par défaut (comme l’autorisation de caméra en mode Edu). Par conséquent, Option non disponible pour cet utilisateur s’affiche si vous survolez le bouton à bascule avec le pointeur de la souris.

Lorsqu’un participant a reçu un accès au microphone et qu’il a activé l’appareil, l’organisateur ou l’animateur peut le désactiver en cliquant sur Désactiver le microphone, sous le bouton Autorisez l’activation du microphone. Cette fonction se révèle très pratique lorsque certains participants oublient d’éteindre leur micro après avoir fini de parler et qu’ils produisent accidentellement un écho. De la même façon, vous pouvez désactiver la caméra d’un participant en cliquant sur Désactiver la caméra, sous Autorisez l’activation de la caméra. Le fait d’arrêter le micro ou la caméra d’un participant n’annule pas l’autorisation d’activer le son et/ou la vidéo qui lui a été accordée par l’organisateur ou l’animateur. Pour annuler cette autorisation, entrez dans les détails du participant et basculez le bouton Autorisez l’activation du microphone et/ou Autorisez l’activation de la caméra en position OFF.

Vous pouvez également éteindre le microphone d’un participant en cliquant sur l’icône du micro affichée dans son Flux AV. Les icônes Désactiver le microphone et Désactiver la caméra sont également accessibles près de chaque participant, directement dans la liste des participants.

Sachez qu’une fois qu’une autorisation audio/vidéo a été accordée à un participant, il la conserve même si le type d’événement change. Ainsi, si une personne a reçu une autorisation audio en mode Edu, il ne la perdra pas lorsque l’événement sera transformé en webinaire.

Dans la salle du webinaire, puis-je transformer un participant en animateur ?

Oui. Cliquez sur le nom de la personne dans la liste des Participants et choisissez Nommer animateur. La personne pourra alors parler à tout le monde et partager une présentation.

Comment fonctionne le chat dans la salle d'événement ?

La fenêtre de chat disponible en bas à droite de la salle d’événement permet à l’organisateur, aux animateurs et aux participants de collaborer en tapant des messages. Elle permet également aux intervenants d’envoyer un lien important au public, de l’informer sur des questions qui comptent ou de démarrer une conversation simple. Les options du chat sont innombrables. À vous de déterminer comment vous souhaitez l’utiliser.

Pour taper un message dans la fenêtre de chat, cliquez dans la barre de saisie et commencez à écrire. Pour l’envoyer à votre public, appuyez sur la touche Entrée du clavier. Vous pouvez également ajouter des émojis pour mieux interagir et exprimer vos émotions. Cliquez sur la petite icône d’émoji disponible dans la barre pour choisir entre des centaines de smileys et d’émoticônes et configurer votre statut – Lever la main ou J’ai besoin d’aide. Le statut s’affiche dans la liste des participants, près de l’icône de la caméra et du micro. Pour réinitialiser votre statut actuel, retournez à la fenêtre de chat, cliquez de nouveau sur l’icône de l’émoji et choisissez Effacer mon statut.

Dans cette même fenêtre de chat, vous pouvez cliquer sur l’icône du trombone pour joindre des fichiers à votre conversation. Trouvez le bon fichier dans la liste ou transférez-le directement depuis votre appareil. N’oubliez pas que la taille du fichier ne doit pas dépasser 1 GB. Vous pouvez ajouter 5 fichiers maximum à la fois que vos participants pourront télécharger sur leur ordinateur.

Le nouvel onglet Fichiers s’affiche alors dans la fenêtre de chat, pour faciliter le processus de téléchargement pour les participants. Ceux-ci y trouveront tous les documents partagés, ainsi que d’autres onglets consacrés aux présentations, aux images, aux vidéos, aux fichiers audio ou autres. Les participants peuvent les télécharger sur leur ordinateur. Vous, en tant qu’animateur, pouvez afficher le fichier partagé sur l’écran principal, l’accrocher en haut (comme tout autre message à conserver) ou y répondre si nécessaire. Répondre aux messages dans la fenêtre de chat permet aux participants de savoir à qui s’adressent les réponses, pour ne pas gêner le déroulement de la conversation.

Cliquez sur l’icône de l’engrenage dans la fenêtre de chat pour voir d’autres options utiles. Choisissez si vous voulez Activer (la fenêtre de chat) pour les participants ou la fermer totalement. Vous pouvez également décider du contenu qui sera visible pour le public, en choisissant l’option du chat modéré. De cette façon, seuls les messages choisis s’afficheront dans la fenêtre de chat. Nous vous conseillons vivement de demander à un autre animateur de modérer le chat pour vous pendant que vous réalisez la présentation.

Pour rendre le chat un peu plus vivant, vous pouvez également activer les Notifications sonores, Afficher les horodatages ou changer la Taille de police. Ces paramètres peuvent être gérés par chaque utilisateur individuellement. Chacun peut ainsi décider de l’aspect qu’aura le chat de son côté.

Si vous organisez des événements pour des publics internationaux, vous pouvez utiliser la traduction simultanée des messages de chat. Vos participants peuvent choisir une des 52 langues disponibles et ainsi comprendre la conversation. Les traductions s’affichent sans délai et sont visibles dans la fenêtre de chat.

À la fin de l’événement, vous pouvez également Exporter l’historique du chat manuellement, sous forme de fichier TXT, XML ou CSV pour y retourner juste après avoir quitté la salle d’événement. Si vous avez raté cette étape, ne vous inquiétez pas. Toutes les conversations de chat sont automatiquement sauvegardées dans votre interface de compte, dans la section Stockage et Journaux de chat et de Q-R.

Comment fonctionne le nouveau chat de la salle d'événement ?

Avez-vous remarqué sur votre compte, des informations concernant l’introduction d’un nouveau chat ? Ou avez-vous créé un compte d’essai gratuit à partir du 31 mai ? Voici un texte explicatif à ces sujets, rien que pour vous.

La fenêtre de chat, disponible en haut à droite de la salle de l’événement, permet aux organisateurs, aux présentateurs et aux participants d’interagir en échangeant des messages texte. Pour envoyer un message, cliquez dans le champ de texte puis saisissez votre message avant d’appuyer sur Entrée. Pour rendre l’interaction plus vivante et exprimer vos émotions plus efficacement, agrémentez votre texte avec des émojis. Pour ce faire, cliquez sur la petite icône d’émoticône et choisissez parmi une centaine d’émojis .

De plus, le chat vous permet de :

• Créer des sondages rapides: cliquez sur le bouton « + » et sélectionnez l’option appropriée. Une fois le sondage terminé, les résultats seront publiés sous forme de publication dans le chat.
  
• Gérer les sessions de questions-réponses (Q&A) et poser des questions: les questions posées par les utilisateurs s’ajouteront automatiquement à la liste de celles qui seront posées lors de la session Q&A. Libre à vous de les afficher ou non en configurant vos séances depuis les paramètres du chat.
  
• Organiser des discussions d’équipe pendant l’événement : dans la fenêtre « Mon équipe », les organisateurs, animateurs, modérateurs et/ou l’assistance technique peuvent organiser un chat indépendant, invisible des autres participants.

• Tenir des discussions privées : le chat vous permet d’avoir des conversations se tenant entre l’organisateur de l’événement et les participants. Démarrez une conversation en sélectionnant un participant spécifique depuis la liste ou via le chat : pour cela, cliquez sur les trois points à côté du message du participant et sélectionnez « Démarrer une discussion ». Un nouvel onglet apparaîtra, vous permettant d’avoir une conversation à l’écart du reste de l’audience.
  
• Téléchargement de fichiers: l’organisateur peut télécharger des fichiers disponibles dans sa bibliothèque de fichiers ClickMeeting via le chat. Pour ce faire, utilisez l’icône plus et sélectionnez l’option appropriée.
  
• Formatage du texte: utilisez divers modes de saisie et d’édition de texte. Appliquez du texte en gras, en italique, du texte barré, des puces, des listes numérotées, des champs dédiés aux citations et au code, et bien d’autres encore.
  

Dans la fenêtre de chat, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour profiter d’autres options pratiques. Décidez si vous souhaitez activer la fenêtre de chat pour vos participants ou la désactiver complètement.

Par ailleurs, en sélectionnant l’option de chat modéré, il vous sera également possible de déterminer la visibilité de contenus spécifiques pour votre audience. De cette façon, seuls les messages choisis apparaîtront dans la fenêtre de chat.

Nous vous recommandons vivement de demander à un autre animateur de gérer la modération du chat pendant votre présentation.

Si vous organisez des événements pour des audiences internationales, pensez à utiliser une traduction simultanée des messages de chat. Avec 52 langues disponibles, vos participants pourront ainsi suivre la conversation dans leur langue maternelle. Les traductions se font instantanément et sont visibles à même la fenêtre de chat.

À l’issue de l’événement, exportez manuellement l’historique du chat sous forme de fichier zip. Les enregistrements de chat des subdivisions de salles seront également inclus.

Si vous ne le faites pas, aucun problème ! Les conversations sont automatiquement enregistrées dans la section Stockage, dans le Chat, mais aussi dans les journaux de discussions relatifs au Q&A.

Comment puis-je sauvegarder les sessions de chat de mon événement ?

Les sessions de chat sont automatiquement sauvegardées. Vous pouvez y accéder dans votre interface de compte sous Stockage → Journaux de chat et de Q-R. Vous pouvez également les exporter pendant un événement, à partir des Options de chat, dans la salle d’événement.

Comment puis-je utiliser la traduction simultanée du chat ?

Cliquez sur l’icône des options, en bas à droite de la fenêtre de chat (« roue ») et choisissez une langue près de Traductions. Votre chat est automatiquement traduit dès qu’un nouveau message est publié dans la capsule de chat.

Quels raccourcis clavier puis-je utiliser lors de mes événements en ligne ?

Pour afficher une liste de raccourcis clavier, rejoignez une salle d’événement et appuyez sur Cmd+ / (pour macOS) ou Alt L + / (pour Windows). Vous pouvez également accéder à l’onglet Tableau d’événements dans le coin supérieur droit de la salle d’événements et cliquer sur l’onglet “Touches de Raccourci”.

Les touches de raccourci vous permettent de vous déplacer dans la salle d’événement sans utiliser la souris. La disponibilité des options peut dépendre de votre rôle et/ou des autorisations pendant l’événement.

Puis-je gérer le rapport hauteur/largeur de ma vidéo dans ClickMeeting ?

Les plans Live et Automated de ClickMeeting vous permettent de choisir entre un format d’affichage par défaut de 16:9 (grand écran) et un format 4:3. Vous pouvez gérer le format vidéo dans les paramètres AV de la salle d’événement.

Sachez qu’en raison de contraintes techniques, le format 16:9 n’est pas pris en charge dans Firefox.

Sachez également que le format 4:3 est la seule option disponible lorsque vous activez votre caméra dans l’appli mobile ClickMeeting ou dans un navigateur mobile. Toutefois, si une personne utilisant un ordinateur portable ou de bureau active le format 16:9, votre appareil mobile l’indiquera.

Pourquoi utiliser le mode Tout Audio ?

Lorsque le mode « Audio Uniquement » activé, les flux vidéo actifs de vos participants ne seront plus visibles sur votre interface. Toutefois, si la diffusion de votre vidéo reste activée, vos participants pourront toujours la voir.

Le mode « Audio Uniquement » trouve toute son utilité quand votre connexion Internet s’avère trop faible ou instable lors de votre événement ClickMeeting.

Pour activer ce mode, depuis la capsule AV, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage et enclenchez « Audio Uniquement ».

Comment activer l’arrière-plan virtuel ?

Par défaut, l’arrière-plan virtuel est désactivé. Pour en choisir un, accédez à la salle d’événement et, depuis la capsule AV, cliquez sur l’icône « engrenage ». Cliquez ensuite sur Arrière-plan virtuel. Depuis votre bibliothèque, sélectionnez alors l’arrière-plan de votre choix ou bien utilisez l’option de flou avant de cliquer sur Appliquer.

Attention, l’option d’arrière-plan virtuel n’est pas supportée par le navigateur Safari.