Que faut-il savoir pour débuter ?

Organiser un événement est un procédé passionnant. Il semble toutefois un peu plus difficile de choisir le type d’événement qui convient le mieux à vos besoins et à vos objectifs. Lisez la suite pour découvrir le type d’événement qui vous convient le mieux !

Webinaire en direct

Comme son nom le suggère, il s’agit d’un événement organisé en direct qui peut rassembler jusqu’à 1 000 participants. Il s’agit d’un choix idéal si vous organisez des conférences dans les universités ou des événements pour de grands groupes de personnes. Vous, en tant qu’organisateur, et vos animateurs êtes les seuls à pouvoir parler. Votre public vous écoute, regarde vos présentations et interagit avec vous sur le chat, dans les statuts, les sondages ou en mode Q-R.

Webinaire à la demande

Vous partagez votre événement pré-enregistré et permettez à votre public de le regarder à tout moment, n’importe où. Enrichissez votre webinaire à la demande avec des fichiers vidéo et un bouton CTA (appel à agir) attirant.

Webinaire automatisé

Créez un événement automatisé avec un enregistrement d’événement, une vidéo, une enquête et un bouton CTA. Configurez une date et une heure précises et lancez votre événement en pilote automatique.

Réunion planifiée

Planifiez une réunion en ligne allant jusqu’à 40 participants, où les personnes peuvent se voir, s’entendre et se parler. Programmez et lancez votre cours virtuel avec votre équipe, vos élèves ou vos étudiants.

Se réunir maintenant

Un événement spontané et ad hoc, dans lequel vous invitez vos participants et lancez l’événement pendant vos déplacements. Rencontrez votre public quand vous le voulez, simplement.

Pour les besoins de ce manuel et pour nos clients, nous avons décidé d’évoquer principalement les réunions en ligne dans la suite de ce document. Nous espérons que ces instructions vous aideront à atteindre vos objectifs et que le travail en petits groupes deviendra une expérience exceptionnelle et fluide pour vous et votre équipe. Nous vous souhaitons bonne chance. N’hésitez pas à poursuivre votre lecture jusqu’à la dernière page !

Sécurisez d’abord votre événement

Pour commencer, connectez-vous à votre compte ClickMeeting, puis créez votre événement en ligne en choisissant l’option de réunion disponible dans votre tableau de bord.

Indiquez tous les éléments nécessaires pour votre événement, comme son titre et sa date, et passez au type d’accès à la salle d’événement. Choisissez l’une des quatre options disponibles, en vous souvenant que la sécurité de votre session doit être votre priorité. Dans ce cas, le choix d’une protection par mot de passe ou par jeton serait à privilégier.

Le mot de passe sera le même pour tous ceux qui reçoivent le lien vers votre événement. Vos participants le trouveront dans l’invitation par e-mail. Ils pourront alors le copier et le coller dans le champ dédié lorsqu’ils rejoindront la conférence.

Pour sécuriser davantage votre événement, choisissez un type d’accès protégé par jeton. Il s’agit d’un code individuel qui permet à chaque participant d’entrer dans la salle d’événement. Un jeton, tout comme un mot de passe, sera inclus dans l’e-mail d’invitation. Il ne doit pas être partagé. Après utilisation, le jeton expire comme un ticket ordinaire. On peut donc dire qu’il s’agit du choix le plus sécurisé pour avoir accès à vos événements.

N’oubliez pas qu’en choisissant des événements protégés par mot de passe ou par jeton, vous évitez les trolls ou les attaques dans votre événement. Pour être certain que ces situations ne se présentent pas lors de l’une de vos conférences, vous pouvez également verrouiller votre salle d’événement pendant la session en cliquant sur l’icône du verrou.

Testez votre connexion pour assurer un confort total pendant l’événement

Avant de démarrer l’événement, vous pouvez vérifier vos paramètres et votre connexion Internet avec deux testeurs différents de la plate-forme ClickMeeting.

Trouvez la réunion que vous avez créée sur la page principale de votre interface de compte et consultez les détails de la session. En plus du résumé général de votre événement, vous trouverez également le Test de configuration système au bas de la page. Vous pouvez lancer le test de connexion au serveur, vérifier si votre système d’exploitation et votre navigateur Web sont à jour et également tester votre son, votre micro et votre webcam.

Rejoignez la salle d’événement et attendez quelques secondes que l’écran se charge. Le test AV sera affiché sur votre écran, où vous pouvez choisir vos appareils audio et vidéo. Cliquez sur le bouton à gauche pour appliquer immédiatement les paramètres de votre microphone ou de votre caméra et démarrez l’événement. Cliquez sur le bouton à droite pour préparer l’événement et faire patienter vos participants dans la salle d’attente.

Sachez que vous pouvez accéder au test AV à tout moment depuis votre capsule AV en cliquant sur l’icône de l’engrenage.

Préparez votre événement à l’avance

Avant de démarrer véritablement votre événement, vous pouvez préparer la configuration de la salle à l’avance. Après avoir rejoint la salle d’événement, choisissez le mode Préparer l’événement pour vous préparer à organiser la conférence. De cette façon, vous pouvez transférer vos fichiers de présentation, vos vidéos ou tout autre contenu dont vous souhaitez parler. Ensuite, enregistrez simplement les paramètres et fermez la fenêtre. Ne vous inquiétez pas, les informations sont sauvegardées.

Vous pouvez voir, écouter et parler à 40 personnes à la fois

Pour organiser des cours virtuels efficaces avec vos étudiants, vos élèves ou vos collègues, dans lesquels vous pourrez tous les voir, utilisez la fonction Grille AV. Associez-vous simplement à un groupe de 40 personnes et menez une conférence virtuelle, au cours de laquelle tout le monde peut se voir, s’entendre et se parler.

Rejoignez votre salle de réunion et ouvrez les paramètres de la capsule AV avec deux options de grille AV parmi lesquelles choisir. Choisissez la vue de galerie pour afficher jusqu’à 25 flux vidéo à a fois. Cliquez sur la flèche pour voir les autres flux vidéo (si plus de 25 personnes ont activé leur caméra pendant l’événement). Choisissez la vue d’animateur si vous souhaitez mettre en avant le flux de caméra de l’animateur.

Lorsque vous entrez dans la salle d’événement, la fonction de détection automatique de la voix est activée par défaut. Celle-ci règle automatiquement l’affichage et passe de la vue de caméra de l’intervenant principal à celui de la personne qui parle. Vous pouvez désactiver cette fonction en cliquant sur l’option indiquée dans les paramètres de capsule AV.

Sachez qu’il ne peut y avoir que 40 flux AV dans les réunions où jusqu’à 40 personnes peuvent se rassembler pour collaborer et que les exigences sur l’unité centrale seront élevées pour chaque participant.

Complétez votre classe virtuelle avec le mode Edu pour organiser des cours et des présentations en ligne efficaces et sans distractions. Lorsqu’il est activé, les animateurs voient tous les participants, tandis que les participants ne voient que les animateurs et personne d’autre.

Dès qu’un participant active sa caméra, il voit le flux vidéo de la salle d’événement. Le flux vidéo de l’animateur s’affiche en plus grand que celui du participant.

Notez que les animateurs peuvent demander à un ou plusieurs participants de s’adresser à tout le groupe.

Synchronisez la disposition de la salle pour tous

Vous avez le choix de la disposition de la salle d’événement et du déroulement de la réunion. Vous pouvez choisir comment s’affichera la salle sur votre écran et sur celui de vos participants. Grâce à la synchronisation des mises en page, vous pouvez ancrer la capsule AV en haut à droite ou la détacher et la maintenir sous forme de petite fenêtre. Masquez totalement la capsule AV si vous n’en avez pas besoin et laissez uniquement la barre avec les icônes du microphone et de la caméra. Vous pouvez également masquer le panneau de droite ou l’élargir, ou étirer verticalement la zone de chat.

Décidez si vous souhaitez synchroniser la mise en page ou non en cliquant sur le commutateur de synchronisation, disponible dans la barre en haut de la salle. Après l’activation, vous et les participants aurez la même mise en page affichée sur vos écrans.

Stimulez l’engagement avec des fonctions interactives

Lors de votre réunion en ligne, votre intérêt est de maintenir l’attention du public et de vous présenter au mieux de vos capacités. Grâce aux fonctions ci-dessous, vous tirerez le meilleur parti possible de votre conférence :

Présentation

Toute grande réunion contient une présentation qui vous permet d’exposer visuellement vos idées et d’afficher un point de vue pour votre public. Transférez vos présentations PowerPoint, vos images ou tout autre fichier dont vous avez besoin pour organiser votre événement en toute efficacité.

Tableau blanc

Dessiner est parfois bien plus parlant que d’utiliser des mots. Profitez des outils du Tableau blanc pour dessiner, écrire et effacer vos schémas.

Sondages et enquêtes

Si vous souhaitez tester les connaissances de vos élèves ou obtenir de l’aide pour prendre une décision concernant vos projets, les sondages et enquêtes sont là pour vous ! Créez-les avant d’organiser votre événement pour avoir tout ce qu’il vous faut à portée de main. Posez vos questions, proposez des réponses possibles et attribuez des points.

Mode Q-R

Ce mode permet de poser des questions et d’apporter des réponses. Lorsque vous avez terminé votre présentation, il est temps de laisser parler vos participants pour qu’ils vous posent des questions utiles. Une fois cette option activée, les participants peuvent écrire leurs demandes dans la zone de chat, de sorte que votre co-animateur puisse les déplacer vers l’onglet du mode Q-R et en afficher certaines sur l’écran principal. De cette façon, chacun de vous sera concentré sur une question à la fois.

Nous vous incitons fortement à inviter un second animateur à l’événement pour gérer et exécuter la séance de Q-R pour vous. De cette façon, vous pourrez poursuivre votre discussion pendant que votre co-animateur affichera les questions à l’écran.

Sachez que toutes les questions suivies par un point d’interrogation sont automatiquement ajoutées à l’onglet du mode Q-R dans la zone de chat.

Partage d'écran pour vos participants

Les réunions en ligne organisées sur ClickMeeting permettent à jusqu’à 40 utilisateurs non seulement de se voir et s’entendre mais également de partager leur écran. En plus des icônes standard du micro et de la caméra, disponibles dans la capsule AV, il existe une autre icône avec deux écrans permettant à tous les participants de la salle d’événement de partager et d’afficher des éléments, de discuter de ce qui est important et de visualiser des idées.

N’oubliez pas qu’une seule personne peut partager son écran à la fois. Si vous ne souhaitez pas qu’un participant en particulier partage son écran, vous pouvez le bloquer en cliquant sur son nom et en choisissant la bonne option. Pour bloquer le partage d’écran pour tout le public, transformez votre événement en webinaire.

Si vous bloquez l’utilisateur (ou si vous transformez l’événement en webinaire), il sera impossible à cette personne d’activer sa caméra et son microphone ou de partager son écran.

Les participants peuvent communiquer avec vous non seulement en activant leur caméra et leur micro ou en écrivant des messages dans le chat mais également via les statuts. Dans la zone de chat, ils trouveront des options pour vous faire savoir s’ils sont d’accord avec vous ou non, s’ils ont besoin de votre aide ou s’ils veulent que vous parliez plus fort ou moins fort.

Travailler en ateliers

Pour travailler en petits groupes interactifs, vous pouvez répartir votre public dans des subdivisions de salles.

Cliquez sur le menu de gauche de la salle d’événement et choisissez Subdivisions de salles. Décidez du nombre de subdivisions à créer et de la façon dont vous souhaitez leur attribuer des participants.

Vous pouvez faire glisser vos participants dans certaines subdivisions de salles, les attribuer manuellement ou procéder aléatoirement. Décidez du temps que doivent passer les participants dans les subdivisions de salles lorsqu’ils travaillent sur des projets en petits groupes.

Une fois le temps écoulé, ramenez tous les participants dans la salle d’événement principale et discutez des résultats de leur dur labeur.