Guide des subdivisions de salles avec ClickMeeting

Les Subdivisions de salles sont des salles supplémentaires dans lesquelles vous pouvez organiser des cours, des ateliers ou tout autre type d’événement pour vos participants et travailler avec eux en petits groupes séparés. Il s’agit d’une fonction très intéressante qui peut être utilisée par des enseignants ou des formateurs pour traiter de sujets spécifiques avec quelques personnes seulement. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les aspects les plus importants de projets, de tâches ou d’idées et tester les connaissances de votre public grâce à des quiz ou des examens pratiqués dans des salles séparées.

La plate-forme ClickMeeting permet de créer jusqu’à 20 subdivisions de salle. Dans chacune d’entre elles, vous pouvez rassembler jusqu’à 40 personnes. Par défaut, le type d’événement associé est une réunion.

N’oubliez pas que le nombre de participants qui rejoignent des subdivisions de salles ne multiplie pas le nombre total de participants dans votre plan d’abonnement. Par exemple, si vous avez souscrit un plan Automated 100, cela signifie que vous pouvez rassembler jusqu’à 100 participants dans la salle d’événement principale et les subdivisions de salles.

Il existe deux façons de répartir son public en petits groupes. Vous pouvez entrer dans une salle d’événement et préparer vous-même des subdivisions de salles ou demander à un autre animateur de les créer pour vous pendant que vous réalisez votre présentation.

Nous vous conseillons de procéder ainsi car il n’est actuellement pas possible de préparer les subdivisions de salles à l’avance. Il peut être intéressant de créer les subdivisions de salles quelques minutes avant le début de l’événement ou de laisser une autre personne le faire à votre place. Le choix vous revient. N’oubliez pas que vous pourrez attribuer des participants à des salles spécifiques une fois qu’ils auront rejoint la salle d’événement principale et qu’ils apparaîtront sur la liste des participants.

Cliquez sur l’icône Plus pour commencer à ajouter des subdivisions de salles à votre événement principal. Une fenêtre contextuelle s’affiche à l’écran. Elle vous permet d’estimer le nombre de subdivisions de salles à créer et la durée des sessions à l’intérieur de celles-ci.

N’oubliez pas que le nombre de subdivisions de salles est limité à 20 et que vous pouvez rassembler jusqu’à 40 personnes dans chacune d’elles, dans la limite de votre plan d’abonnement.

La fenêtre contextuelle suivante vous permet de donner des noms évocateurs à vos subdivisions de salles, d’attribuer des participants à différentes salles et de les rejoindre. Selon la façon dont vous rejoignez la subdivision de salle (qu’il s’agisse d’un navigateur de bureau, d’une application mobile ou d’un navigateur mobile), les droits dont vous disposerez changent.

Si vous êtes un organisateur et que vous décidez de lancer une session subdivisée à partir d’un navigateur de bureau, vous pourrez attribuer, faire glisser et déplacer des participants vers certaines salles et rejoindre ces salles. Cette option vous deviendra indispensable si vous devez contrôler, gérer et organiser pleinement vos événements sous forme de subdivisions de salles.

L’application mobile permet uniquement aux organisateurs et aux animateurs de rejoindre l’événement principal, puis de passer à la subdivision de salle. Elle ne permet pas de créer des subdivisions de salles ni de leur attribuer des participants. Si vous utilisez l’appli mobile, les subdivisions de salle devront être créées sur un navigateur de bureau, par exemple par l’un de vos animateurs.

Si vous choisissez de rejoindre une subdivision de salle sur un navigateur mobile, vous pourrez uniquement rejoindre l’événement. Vous ne pourrez pas créer de subdivisions de salles ni leur attribuer de participants. De plus, dans ce cas, il vous faudra demander à votre animateur de vous aider à créer des subdivisions de salles et leur attribuer des participants en votre nom.

La manière la plus rapide et la plus simple d’attribuer des participants à une subdivision de salle se fait en choisissant un groupe de noms dans la liste, puis en choisissant les salles vers lesquelles ils doivent être redirigés. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ouvrir toutes les salles, vos participants sont déplacés en quelques secondes dans une subdivision de salle donnée.

Vous pouvez également choisir manuellement certains participants, puis les déplacer vers une subdivision de salle donnée. Cette option se révèle très utile pour avoir le contrôle sur la répartition précise des personnes dans les groupes. De cette façon, vous pouvez contrôler plus efficacement le nombre des participants, avec un maximum de 40 personnes dans chaque subdivision de salle.

Une autre façon très intéressante d’attribuer des participants à une subdivision de salle donnée consiste à les y faire glisser. Cliquez simplement sur le nom du participant, puis faites-le glisser vers la subdivision de salle qui lui correspond. Vous pouvez aussi faire glisser plusieurs personnes à la fois vers une salle sélectionnée.

Si vous ne souhaitez pas prendre de décision et que vos participants peuvent travailler sur des projets ou des tâches en groupes aléatoires, cliquez sur le bouton Attribuer aléatoirement. Notre système attribuera les participants à des subdivisions de salles de façon aléatoire. Ils pourront alors se concentrer sur des tâches plus spécifiques.

Au besoin, vous pouvez afficher un message court dans toutes les subdivisions de salles afin de préciser vos plans, les objectifs de la collaboration ou des idées.

Une fois que vos participants ont été attribués à des salles séparées, ils verront une notification pour les informer qu’ils ont été transférés à une subdivision de salle. Ils verront également un minuteur. Après quelques secondes, ils pourront commencer à travailler par petits groupes.

La disposition de la subdivision de salle est exactement la même pour tous les participants, l’organisateur et les animateurs, comme dans la salle d’événement principale. La seule différence est le bouton Retour à la salle principale sur lequel ils peuvent cliquer pour quitter cette subdivision de salle.

Lorsque l’organisateur et les animateurs entrent dans une subdivision de salle, les mêmes fonctions que celles disponibles dans la salle d’événement principale leur sont présentées. Ils peuvent afficher une présentation, partager leur écran, réaliser des enquêtes, etc.

Sachez toutefois que vous ne pourrez pas partager votre écran dans plusieurs subdivisions de salles à la fois. Vous devez vous trouver dans une subdivision de salle pour le faire. Vous pouvez également mettre fin à toutes les sessions actives dans des subdivisions de salle et partager votre écran dans la salle d’événement principale pour tous les participants à la fois.

Il peut arriver qu’une personne quitte involontairement une subdivision de salle, ferme son onglet de navigateur ou perde sa connexion Internet. Si cela se produit, le participant doit simplement cliquer sur l’URL de la salle qu’il a reçue (dans une invitation par exemple) et y entrer à nouveau.

Le participant rejoindra la salle d’événement principale et verra une notification lui demandant de patienter jusqu’à ce qu’il soit de nouveau attribué à la subdivision de salle concernée. L’organisateur et/ou les animateurs recevront une notification les informant qu’un participant attend d’être attribué.

Une fois que le participant est de nouveau attribué à la subdivision de salle, il peut continuer à travailler avec une équipe ou un groupe désigné.

Les subdivisions de salles n’ont pas d’URL. C’est la raison pour laquelle un organisateur ou un animateur doit intervenir pour attribuer des participants aux salles voulues.

Les participants qui composent un numéro de téléphone pour participer à votre événement principal ne pourront pas rejoindre les subdivisions de salle. Conseillez-leur de rejoindre l’événement à l’aide d’un navigateur de bureau, d’une application mobile ou d’un navigateur mobile afin de pouvoir participer à une session en subdivision de salle.

Pour terminer les sessions des subdivisions de salles, revenez à la salle d’événement principale en cliquant sur le bouton situé dans la barre supérieure de la subdivision de salle : Retour à la salle principale.

Dans la salle d’événement principale, allez au menu de gauche et retrouvez Subdivisions de salles. Cliquez sur la croix rouge près d’une session de salle à laquelle vous souhaitez mettre fin.

Les subdivisions de salles sont disponibles pour les plans Live 50, Automated 50 et plus. Sachez que les subdivisions de salles n’augmentent pas le nombre total de participants pouvant assister simultanément à votre événement.

Pour tester gratuitement cette fonctionnalité, veuillez créer un compte d’essai gratuit qui vous permettra de gérer jusqu’à deux subdivisions de salles (chacune pouvant accueillir jusqu’à cinq participants).